Dewasa ini, pengelolaan arsip terus berkembang seiring dengan kebutuhan akses yang lebih luas tanpa mengabaikan keaslian arsip. Arsip yang sebelumnya berbentuk fisik kini banyak dialihmediakan ke format digital untuk menjaga keberlanjutan informasi serta menghindari risiko kerusakan atau kehilangan. Namun, digitalisasi arsip tidak hanya sebatas pemindaian arsip, tetapi juga harus memastikan bahwa keabsahan dan keasliannya tetap terjaga.

Sebagai langkah strategis, autentikasi arsip menjadi bagian penting dalam memastikan bahwa arsip digital yang tersedia tidak mengalami manipulasi. Dengan menerapkan teknologi tanda tangan digital, metadata standar, serta perlindungan melalui watermark, maka keabsahan arsip dapat dijamin. Pendekatan ini tidak hanya melindungi arsip dari penyalahgunaan, tetapi juga memberikan kepastian hukum bagi pengguna yang mengaksesnya.

IPB University melalui Lembaga Manajemen Informasi dan Transformasi Digital (LMITD) telah menerapkan sistem alih media dan autentikasi pada arsip statisnya. Arsip yang telah dialihmediakan ke dalam format digital diberikan watermark berupa logo resmi IPB University sebagai identitas yang menunjukkan keasliannya. Watermark ini berfungsi sebagai perlindungan tambahan untuk mencegah perubahan atau penyalahgunaan arsip digital. Setiap arsip digital yang telah diautentikasi dapat diperiksa keasliannya melalui platform https://disign.ipb.ac.id untuk memastikan bahwa arsip tersebut benar berasal dari sumber yang sah.

Selain aspek keamanan, kemudahan akses juga menjadi prioritas dalam pengelolaan arsip digital. IPB telah mengembangkan sistem berbasis web yang memungkinkan pengelolaan arsip secara efisien. Arsip yang telah dialihmediakan ke format digital, diautentikasi melalui https://office.ipb.ac.id sebelum dipublikasikan dalam https://arsipedia.ipb.ac.id. Melalui mekanisme ini, arsip digital dapat tersimpan dengan aman, terdokumentasi dengan baik, dan tetap dapat ditelusuri sesuai kebutuhan oleh akademisi, mahasiswa, maupun masyarakat umum.

Melalui penerapan sistem yang modern dan terintegrasi, pengelolaan arsip tidak hanya lebih efisien, tetapi juga lebih transparan. Autentikasi yang andal memastikan arsip digital tetap terpercaya sebagai sumber informasi yang akurat, sehingga nilai sejarah dan administrasinya tetap terjaga untuk masa depan.