Bogor – IPB Digital Archive memfasilitasi bimbingan teknis kearsipan di Sekretaris Institut (SI) (27/02) dan Departemen Arsitektur Lanskap (ARL) Fakultas Pertanian (13/03) IPB University. Fokus pembahasan pada setiap unit kerja terbagi menjadi dua yaitu diskusi mengenai penggunaan fitur kearsipan pada E-Office untuk Sekretaris Institut (SI) dan optimalisasi pengelolaan arsip baik konvensional maupun digital untuk Departemen Arsitektur Lanskap (ARL).

Seluruh unit kerja termasuk Sekretaris Institut (SI) perlu melakukan penyesuaian kembali terhadap fitur baru kearsipan dalam sistem e-office. Salah satunya yaitu penyesuaian terhadap pemetaan sumber daya manusia (SDM) karena adanya penambahan peran pengguna sebagai “pengolah” yang berfokus pada pekerjaan verifikasi arsip. Dalam hal ini, hasil diskusi menyimpulkan bahwa pemetaan tugas dan fungsi dari setiap unit kerja diharapkan dapat meminimalisir kebingungan ataupun dwi fungsi peran yang mungkin terjadi untuk implementasi sistem e-office yang optimal.

Sementara itu, Departemen ARL dalam proses penanganan permasalahan penumpukan arsip dan penentuan masa retensi arsip untuk dilakukan pemusnahan atau akuisisi. Langkah solusi yang akan dilakukan Departemen ARL adalah membangun kesadaran bersama untuk melakukan pengelolaan arsip yang tertib, terutama terhadap kaidah kearsipan dinamis. Melalui hal ini, tujuan bersama dalam meraih sistem pengelolaan arsip yang lebih terstruktur dan mudah ditemukan kembali dapat tercapai sehingga membantu meningkatkan kinerja dan tata kelola administrasi departemen yang lebih efisien.

Selain memberikan pendampingan melalui bimbingan teknis kepada unit kerja, IPB Digital Archive juga menyediakan dukungan teknis melalui sistem Help Center IPB (helpcenter.ipb.ac.id). Bagi unit kerja yang mengalami kendala teknis terhadap sistem e-office ataupun pengolahan arsip secara konvensional dapat mengirimkan tiket di Help Center dengan topik “Arsip” > “Konsultasi Arsip”. Sampaikan kendala secara rinci disertai dengan lampiran yang relevan apabila diperlukan. 

Layanan tersebut juga tersedia untuk kunjungan ke Archive Center dan permohonan akses arsip statis secara digital maupun konvensional. IPB Digital Archive senantiasa memberikan layanan yang optimal dan sesuai dengan kebutuhan unit kerja dalam rangka mendukung tercapainya good university governance yang modern dan berkelanjutan melalui pengelolaan arsip yang tertib dan digital.