Transformasi digital dalam sektor kearsipan telah menjadi salah satu elemen penting yang muncul sebagai hasil dari Revolusi Industri 4.0. IPB Digital Archive secara berkelanjutan terus berupaya untuk mengembangkan kearsipan digital baik dalam hal keterbukaan akses terhadap khazanah arsip maupun efisiensi dan digitalisasi proses pengolahan informasi arsip.

Selaras dengan kemajuan teknologi di era industri 4.0, IPB Digital Archive menghadirkan inovasi terbaru yaitu penggunaan Internet of Things (IoT) dan penerapan Digital Retrieval melalui QR code dan Archival Collections Repository. Inovasi kali ini mengarah pada transformasi digital Archive Center sebagai ruang simpan fisik khazanah arsip statis menjadi lebih modern. Maka, inovasi ini diharapkan dapat menjaga arsip dengan aman dan informasi arsipnya dapat ditemukan kembali secara mudah, cepat, dan akurat.

Internet of Things (IoT) dimanfaatkan sebagai fitur pengatur suhu, kelembaban, dan penerangan secara otomatis. Fitur pengatur suhu dan kelembaban terhubung secara daring dengan fasilitas pendingin ruangan yang memungkinkan petugas untuk mengatur suhu ataupun aktivasi perangkat dari jarak jauh. Sementara itu, fitur penerangan otomatis memanfaatkan sensor motorik dan grouping area penerangan yang memberikan durasi lama penerangan secara otomatis sesuai pergerakan yang terdeteksi. Seluruh fitur ini dapat diakses secara digital melalui jaringan internet sehingga proses monitoring menjadi lebih mudah dan dapat menghemat penggunaan listrik.

Bagi pengguna maupun petugas, inovasi Digital Retrieval dapat menjadi rujukan proses penelusuran arsip yang efektif. Fitur QR code menyajikan informasi daftar arsip yang tersimpan dalam satu boks arsip, setiap boks memiliki QR code unik masing-masing dengan tetap dilengkapi oleh informasi utama seperti nomor urut boks, nomor folder, dan kurun waktu arsip. 

Selain itu, Archival Collection Repository berperan sebagai database yang menyajikan seluruh informasi arsip yang telah terolah dan tersimpan dalam archive center. Metadata yang tersaji dalam Archival Collection Repository meliputi klasifikasi, nomor urut, kurun waktu, dan lokasi simpan arsip. Database ini berperan sebagai gerbang awal pengguna atau petugas untuk mengetahui lokasi simpan arsip. Setelah informasi lokasi arsip diperoleh, pengguna atau petugas selanjutnya menelusuri Roll O’Pack dan memindai QR code pada boks untuk melihat rincian arsip sesuai lokasi simpan arsip.

Inovasi terbaru ini berhasil diwujudkan berkat komitmen dan kolaborasi sinergis antar bidang dalam Lembaga Manajemen Informasi dan Transformasi Digital (LMITD) untuk terus memberikan kontribusi terhadap pengelolaan informasi secara digital bagi IPB University. Kemajuan era digital akan terus menjadi peluang emas bagi IPB Digital Archive untuk mengembangkan kearsipan digital yang inovatif, adaptif, dan sesuai dengan kebutuhan akses informasi yang semakin dinamis.